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Beneficios y Detalles

FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

  • Analizar la problemática de la administración de archivos. El concepto moderno de archivo
  • Características de un buen archivo
  • Planificación de archivos. Legislación relacionada a la Administración de Archivos

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

  • Consideraciones previas a la clasificación de archivos y ordenación de documentos.
  • Verificar las ventajas e inconvenientes de la centralización y descentralización.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN:

  • Sistema Alfabético, Sistema Numérico, Sistema Geográfico, Sistema Cronológico.
  • Archivos secretariales. Archivos departamentales.
  • Sistema por Asuntos.
  • Compatibilidad entre estos sistemas de Archivo

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ANÁLISIS

  • Identificar las necesidades vinculadas al manejo de la documentación
  • Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
  • Analizar los soportes documentales, el proceso de generación de documentos y las vías de recepción y difusión. Detectar las duplicaciones e inconsistencias

DISEÑO

  • Sistematizar los tipos de documentos: la validez del cuadro de Clasificación y su conversión a Mapa Documental
  • Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos
  • Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico
  • Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos.
  • Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos duros, CD-ROM, etc. Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados

IMPLEMENTACIÓN

  • Calendarizar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica. Elaborar los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión documental
  • Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación y apoyo al personal

COMO BRINDAR UN OPTIMO SERVICIO AL USUARIO

  • Como organizar el servicio de recepción.
  • Como diseñar la numeración del expediente.
  • Como registrar la documentación que ingresa al sistema
  • Servicio de información de expediente ingresado
  • Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos./ Como organizar los formatos, manuales y reportes
  • Elaboración de inventarios y transferencia de documentos

LA EFICIENTE GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO

  • Criterios para la clasificación y ordenación de documentos
  • Distribución de documentos en las unidades administrativas.// Recepción, registro y salida de documento.// Diseño de la ficha para el
  • control de gestión documental
  • Numero de identificador./ Fecha y hora de recepción.// Clasificación de la información pública
  • Clasificación de la información reservada y confidencial
  • Sistemas de clasificación: orgánico funcional y mixto
  • Métodos de ordenación y expedientación.
  • Los documentos en préstamo y consultas
  • Análisis de documentos y registro de inventarios.
  • Criterios para la valoración primaria de documentación.// Calidad total en el Servicio del trámite documentario al público.
  • Que características debe reunir los documentos para recepcionar.
  • Tipos documentales y registro contables.
  • Conservación de documentos.// La descripción de documentos y expurgo
  • Concepción sistemática de gestión documental
  • El sistema automatizado de gestión de la información archivística

ANÁLISIS DEL PROBLEMA DE ARCHIVO

  • Comprender el concepto moderno de archivo.
  • Examinar los índices de rentabilidad./ Planificar el archivo.

CONOCIENDO LA VIDA DEL ARCHIVO

  • Distinguiendo los plazos de conservación de documentos. Estrategias para desarrollar un método eficaz de control de los préstamos.

SOPORTES ELECTRÓNICOS Y DIGITALES

  • Qué es un archivo electrónico. Digitalización de Documentos. Sistemas de Gestión Documental en entornos Internet/Intranet/Extranet
  • Requisitos para la Seguridad de Documentos